如何实现电子邮件的合规性

电子邮件监控

电子邮件监控

当今网络的开放性为移动和协同工作提供了巨大的便捷性,但同时也给企业的机密数据(例如客户记录,商业秘密和财务信息)带来了重大风险。

在受到国家政策高度监督的金融、医疗、保险或大型上市公司中,领导和IT经理都是知道电子邮件合规的重要行,而在一些中小企业中并没有得找足够得重视,电子邮件并未得到有效得管控。电子邮件的不合规导致企业机密信息的泄露,给企业带来声誉受损、财产损失、客户等资源流失、核心知识产权流失、违反法律规定等风险。

虽然很多泄密事件的发生都是偶然、无意的,但是这个风险是实时存在的,员工的恶意泄露带来的危害通常是最大的。Ping32通过一下方式实现电子邮件合规。

记录邮件外发,操作可以查询

对员工电脑上外发的文件进行记录,web端和客户端的发送均可以记录。记录邮件的收发件人、正文、主题、内容、附件等,这样管理者可以通过查看邮件日志发现员工的邮件行为是否合规,及时发现问题加以纠正。

控制邮件外发附件

企业内的数据一般都是以文档的形式进行保存的,员工经常以邮件附件的形式将其发送出去。管理者可以根据不同的部门需求管控这类文件的外发,可以禁止通过邮件外发附件或者是设置外发文件的大小、类型。

控制邮箱账号,管控邮件收发

很多企业都会给员工配备企业邮箱但是很多员工还会是为了方便或其他原因使用个人邮箱进行沟通。个人邮箱的使用一方面影响企业形象,另一方面也给恶意的信息泄露提供了便利。Ping32可以设置邮箱白名单,限制员工电脑上只能够登录企业邮箱进行邮件收发,同时可以对收件人进行限制,保证机密邮件只能在公司内部发送,防止失误操作导致的信息泄露。