文章

如何实现电子邮件的合规性

电子邮件监控

电子邮件监控

当今网络的开放性为移动和协同工作提供了巨大的便捷性,但同时也给企业的机密数据(例如客户记录,商业秘密和财务信息)带来了重大风险。

在受到国家政策高度监督的金融、医疗、保险或大型上市公司中,领导和IT经理都是知道电子邮件合规的重要行,而在一些中小企业中并没有得找足够得重视,电子邮件并未得到有效得管控。电子邮件的不合规导致企业机密信息的泄露,给企业带来声誉受损、财产损失、客户等资源流失、核心知识产权流失、违反法律规定等风险。

虽然很多泄密事件的发生都是偶然、无意的,但是这个风险是实时存在的,员工的恶意泄露带来的危害通常是最大的。Ping32通过一下方式实现电子邮件合规。

记录邮件外发,操作可以查询

对员工电脑上外发的文件进行记录,web端和客户端的发送均可以记录。记录邮件的收发件人、正文、主题、内容、附件等,这样管理者可以通过查看邮件日志发现员工的邮件行为是否合规,及时发现问题加以纠正。

控制邮件外发附件

企业内的数据一般都是以文档的形式进行保存的,员工经常以邮件附件的形式将其发送出去。管理者可以根据不同的部门需求管控这类文件的外发,可以禁止通过邮件外发附件或者是设置外发文件的大小、类型。

控制邮箱账号,管控邮件收发

很多企业都会给员工配备企业邮箱但是很多员工还会是为了方便或其他原因使用个人邮箱进行沟通。个人邮箱的使用一方面影响企业形象,另一方面也给恶意的信息泄露提供了便利。Ping32可以设置邮箱白名单,限制员工电脑上只能够登录企业邮箱进行邮件收发,同时可以对收件人进行限制,保证机密邮件只能在公司内部发送,防止失误操作导致的信息泄露。

如何防范员工绕过企业邮箱通过个人邮箱发送邮件

邮箱账号管控

邮箱账号管控

今天想要跟大家分享的话题是电子邮件,跟大家聊这个的原因在于今天同事错用自己的邮箱给客户发送了一封邮件,为什么说是错用,因为公司有规定禁止使用个人邮箱进行商务沟通。相信很多公司都跟小编公司一样,有给企业员工配发企业邮箱并规定对外对内沟通均需要使用企业邮箱而非个人邮箱。

针对员工使用个人邮箱的问题,小编做网上做了一番调查,原来之前有相关机构做过调查63%的员工都会使用个人邮箱发送工作文档,更糟糕的是,其中71%的员工认为这么做并不违反公司的安全制度。企业员工普遍缺乏必要的安全策略和安全意识培训,并没有认识到自己这样的行为可能会造成公司重要信息的泄露。

配置了企业邮箱,员工还是使用个人邮箱办公怎么破?Ping32为您提供合理的解决方案:

监控邮件外发,发现违规操作及时制止

Ping32可以详细的记录邮件的收发件人、正文、主题、内容、附件等,记录员工的邮件外发,发现员工使用个人邮箱发送邮件行为时可及时制止,并审计员工外发邮件的内容是否合规。

管控通过邮件外发文件,防止内部信息泄密

根据不同部门的日常工作情况,设置灵活的管控策略,例如设计部门禁止通过邮件外发设计类型的文件,做到自动审计、自动拦截。

限制邮箱登录,管控邮件外发

不管是web端还是客户端都可以进行邮箱的登录,怎样确保员工不私自登录个人邮箱呢?Ping32可以对终端电脑登录的邮箱进行检查,可以设置终端只能够登录指定的企业邮箱,禁止个人邮箱的登录,限制员工有意无意的登录个人邮箱发送邮件的行为。同时,还可以设定邮件的接收方,这样既可以防止邮件的错发还可以规避员工随意外发邮件导致泄密的风险。

想要防止电子邮件泄露企业商业机密,您需要这样做

邮件监控

邮件监控

电子邮件作为互联网时代最基本的通讯工具之一,人们已经习惯使用电子邮件实现简单的文件传输,包括文本信息的传输、程序文件的传输、图片、声音文件的传输以及视频文件的传输。虽然给电子邮件的使用给企业的商务运转带来了便利,但是企业管理者也发现邮件对企业商业机密带来了重大的威胁。有调查显示,有70%的企业担忧电子邮件沦为泄密管道,致使机密资料误入他人之手。此外,更有许多的员工承认曾经在工作时不慎将机密的电子邮件错送给他人。

企业内的有心人可以通过邮件直接把机密发送出去,公司如果没有做防范措施一般很难察觉。安在软件建议企业通过Ping32终端安全管理系统这样做。

完整记录邮件信息

对邮件的收发件人、正文、主题、大小、时间、附件等信息进行完整记录,方便企业快速对全体员工的邮件使用情况进行统计,管理员可以在控制台端及时接收异常报告,及时发现可疑泄密行为

分析邮件内容

对员工外发的邮件内容进行分析,涉及敏感信息的邮件禁止发送

限制通过邮件进行文件外发

根据不同部门的不同职能,设置邮件外发文件的权限,自动拦截文件的外发

限制邮件登录

限定只能使用企业规定的邮箱进行邮件外发或只能将邮件发送至指定的邮箱内。防止企业的重要信息通过邮件方式泄露。

因为缺乏有效管控手段,很少企业会对邮件的敏感内容进行控制和记录。Ping32让邮件管控更加的简单,防止电子邮件泄露企业商业机密。

电子邮件监控是企业内部信息防泄密的重要手段

Ping32电子邮件监控

Ping32电子邮件监控

电子邮件监控系统是企业终端安全管理,防止内部信息防泄露的重要组成部分。

相比于传统信件,网络电子邮件不仅速度快、稳定、还更具有效率,在许多企业,电子邮件报告了大量的企业来往数据、资料,企业数据的管控不仅仅局限于各类纸张文档,还包括各类往来的电子邮件。各企业对网络电子邮件进行监控和备份,可以对企业各种文档进行有效的管理,掌握企业数据流向防止企业数据的随意外发,防止企业内部信息泄露造成损失。

邮件外发管控系统有什么作用:

1、 防止公司商业信息和技术资料通过电子邮件外发或各种上传工具外泄。

2、 防止公司员工对未经管理者授权同意私自向企业客户做出承诺。

3、 保留证据和记录,利用公司相关的法律纠纷。

4、禁止员工通过私人邮箱外发邮件,规范邮件使用。

监控电子邮件可以从员工发送邮件的时间、收发件人信息、主题、正文、附件等内部分析员工行为,发现违规操作时及时告警,降低员工泄密行为的发生。

电子邮件安全管控,保障对外通讯安全

Ping32电子邮件管控

Ping32电子邮件管控

为规范员工的工作习惯,提升企业办公的专业化形象。一般中大型企业会要求员工对外办公采取邮件的形式。虽说有的企业会有明确的办公规范注明,禁止通过个人联系方式发送办公文档,一切工作相关的文档必须经邮件外发的方式进行发送等,还是存在员工不按规章制度办公的情况,需要采取行而有效、有力的管控方式来规范员工在邮件方面对外通讯的行为,并且为规避企业内部出现经邮件外发造成泄密事件的现象,保护知识产权,提高核心竞争力,规避商业泄密风险,企业内部需要部署Ping32终端安全管理系统。

在管控方面:

Ping32可通过文件外发管控策略,禁止员工通过非邮箱以外的途径外发文档等。例如,对微信方面的管控实现的效果是:不限制基础的文字聊天,但可对微信外发的管控行为进行管控。除邮件可以外发文件,其他任何途径都发不出去,那员工肯定自然而然的直接就习惯用邮件的方式办公。再者,管理人员可通过邮件外发管控功能,来限制员工只能用过办公邮箱发送电子邮件,或者只允许将电子邮件发送到指定邮箱。

在审计方面:

对用户收发电子邮件进行审计可以确保邮件内容安全合规,杜绝信息泄密风险。Ping32 不仅支持对主流的 web 邮箱进行审计,也支持对 Foxmail、Outlook 等邮件客户端以及用户企业邮箱进行审计。同时,Ping32 率先支持对 HTTPS、SSL 加密邮件协议进行审计。

什么是电子邮件监控,如何监控员工的电子邮件

什么是电子邮件监控,如何监控员工的电子邮件

什么是电子邮件监控,如何监控员工的电子邮件

企业电子邮件是员工常用的沟通手段,邮件中会包含客户信息、企业资料等商业机密。因此,很多企业会对企业的电子邮件进行监控。Ping32电子邮件监控功能会记录并索引与该操作有关的所有信息,从而防止安全漏洞和敏感数据从系统中传输出去,这也是识别和防止企业内部人员泄密威胁的最有效方法之一。当员工发送包含敏感或机密信息的电子邮件时,此员工可以被快速识别并向管理员发送通知。员工担心自己的隐私被监控?Ping32可以设置邮件白名单功能,上班时间禁止个人邮箱的登录,防止企业无意中监控到员工的个人隐私。

Ping32电子邮件监控功能:

  • 员工电脑上发送的所有电子邮件进行记录,支持索检(例如发件人,收件人,主题,正文、附件等);
  • 涵盖电子邮件平台,Web端(QQ、163、126、网易、腾讯等)和客户端(Outlook、foxmail等);
  • 电子邮件附件受到监视并可以自动备份保存,同时可对附件的文件内容进行分析,自动识别关键词;
  • 设置发件邮箱的白名单,员工只可登录企业邮箱进行邮件外发;
  • 设置收件邮箱的白名单,员工只可将邮件发送至指定的收件人;
  • 确保所有员工电子邮件中都遵守公司政策和程序;
  • 当员工外发邮件中包含附件时,自动识别并进行告警;
  • 当员工外发的附件中文件的大小、类型等不符合公司规定时,软件自动进行拦截。

Ping32可以知道员工正在向谁发送电子邮件,正在共享什么以及是否附加了敏感文件。监控员工电子邮件是内部威胁检测和数据丢失防护的重要组成部分,为企业的信息安全提供保障。

通过Ping32实现企业员工电子邮件监控

Ping32电子邮件监控

Ping32电子邮件监控

如果您是IT经理,部门经理或老板,则可能需要认真考虑以下问题:

  • 您是否要规范电子邮件在公司中发送商业消息的使用?

  • 您是否希望只允许员工使用特定邮箱发送电子邮件并禁止使用其他邮箱来限制发件人?

  • 软件是否有通过邮件将企业的重要机密发送给竞争对手

Ping32可以通过跟踪和控制电子邮件的发送来帮助您保护公司的数据安全,以最大程度地减少数据泄漏的可能性并减少因此带来的损失。即使已删除电子邮件,Ping32也是可以查看历史数据的。

记录发送的电子邮件的每个细节

  • 记录发送的SMTP / POP3/HTTPS/SSL电子邮件

  • 记录Web端和邮件客户端发送的电子邮件

  • 记录电子邮件发件人,收件人,时间,抄送列表,主题,正文,附件等。

  • 记录附件的内容并进行关键词分析。

控制电子邮件的发送

限制员工仅向允许的电子邮件地址发送电子邮件或仅用指定的电子邮件地址进行邮件发送,禁止发送附件或超过限制大小的附件,根据企业的业务情况设置适当的电子邮件策略,轻松实现对电子邮件的管控。

  • 阻止带有附件或附件大小超出限制的电子邮件

  • 在检测到未经授权的外发电子邮件时发送用户警告消息

  • 限制能够收发电子邮件的地址

电子邮件监控帮助企业防止数据泄露

电子邮件是企业对外沟通的众多方式的一种,很多机密信息不得通过不受保护的电子邮件发送。电子邮件是企业最常用的通信方式,且容易发生机密信息的泄露事故。有时是由于疏忽大意,有时也可能是故意为之。对于高层管理人员和信息安全负责人来说,这显然是一个问题。

Ping32的研发人员经常谈论通过电子邮件监控如何帮助企业防止数据泄漏并跟踪电子邮件通信掌握公司重要机密信息的流向。

邮件监控:

Ping32可以详细记录员工的外发邮件的收件人、发件人、正文、主题、内容及附件等。自动识别邮件内容、附件内容,发现敏感信息是自动拦截邮件,防止泄密邮件的发送。

外发文件管控:

Ping32可以自动识别邮件包含附件的大小、类型及内容,发现违规操作时可及时进行拦截。

在当今瞬息万变的商业环境中,企业不可能浪费几天来传输机密数据。迫在眉睫的机会与迫在眉睫风险并存,因此企业需要一种方式使重要信息也可以快速安全地到达目的地。

电子邮件管控:

可以限制员工电脑上只能够登录企业制定的邮箱,防止员工通过登录个人邮箱外发企业机密信息。同时可以限制员工电脑可以将邮件发送到制定的邮箱,限制、规范企业的机密信息只能够发送的制定的邮箱,信息安全发送到制定人手中,防止泄密。

Ping32数据防泄漏之邮件的数据防泄密

电子邮件管控

电子邮件管控

如今不论是企业内部沟通还是内外沟通所有企业办公都会用到电子邮件,使用的邮件服务商也不尽相同,有个人邮箱、企业邮箱、网页邮箱、邮件客户端等。如此多种类的邮箱导致企业在享受信息化办公便利的同时,也使企业面临着数据通过邮件泄露的重大挑战。因此企业有必要做好邮件数据防泄漏。

企业在业务往来的邮件沟通中,难免会附带含有企业重要数据或者是商业机密的文件或信息,想象一下如果不对这些邮件进行安全的管理,邮件中的机密数据被内部人员恶意泄露或者被其他竞争对手获取,后果不堪设想,严重影响企业的核心竞争力。

目前企业在邮件防泄漏这方面所做的就是规范邮件的使用,统一部署企业邮箱,禁止员工使用个人邮箱,但是单凭自觉很难做到严格管控。但是企业在使用Ping32后可以做到员工邮箱账号的统一管理,比如只允许员工使用企业邮箱账号发送,那么其他任何邮箱都使用。并且Ping32还能够对邮件内容进行监控,过滤包含关键词的邮件。

对于外发邮件的附件更是要严格管理控制,很多信息安全软件无法做到对邮件附件的管控,Ping32可以做到:禁止员工发送邮件、禁止邮件中携带附件。并且Ping32敏感内容识别功能可以对外发附件进行识别,会对含有敏感内容的邮件进行告警或拦截。

如果你的企业正在面临邮件数据防泄密的问题,你可以联系我们获取相应解决方案。

Ping32电子邮件管控使用详解

通过Ping32电子邮件管控,可对员工使用邮件进行有效管理,避免员工通过个人邮箱有意无意外发公司内容或将公司内部邮件转发至公司外的行为。

选在网络管理模块、点击电子邮件管控、新建策略、在这里您可以自定义设置策略名称。

电子邮件管控

电子邮件管控

点击电子邮件管控、勾选只允许一下邮箱发送电子邮件、勾选之后只有您添加的邮箱可以发送电子邮件,设置完之后,选择您要设置的用户。

点击电子邮件管控、勾选只允许将电子邮件发送到一下邮箱。勾选之后只有您添加的邮箱可以收到邮件,设置完之后,选择您要设置的用户。