資訊爆炸時代下，企業防止離職員工洩密資料的重要性

在現今這個資訊爆炸的時代，企業資料的安全性與保密性顯得格外重要。然而，員工在職或離職期間洩漏公司重要機密的事件層出不窮。調查顯示，超過85%的企業資料外洩均來自內部員工。這不僅會給企業帶來巨大的經濟損失，還可能對企業聲譽及長遠發展造成難以估量的影響。

為應對這一挑戰，企業必須採取一系列有效的策略與防範措施，確保機密資訊的安全。

員工洩漏機密的常見方式

• 使用隨身碟、外接硬碟等外部儲存設備，私自複製公司重要文件並帶走。
• 透過電子郵件或即時通訊工具將機密文件傳送至外部郵箱或聊天對象。
• 使用手機或其他設備拍攝電腦螢幕上的機密內容。
• 離職時攜帶含有公司機密的紙本文件。
• 離職前惡意格式化工作電腦，刪除重要的機密文件。

「事後追責不如事前防控」，面對員工離職期間可能洩漏公司重要機密的風險，Ping32資料防外洩解決方案提供了一套全面且高效的策略，旨在於資料洩漏發生前有效防範所有潛在風險。

Ping32資料防外洩解決方案

一、外部裝置管控

隨身碟因體積小、容量大且攜帶方便，成為辦公環境中常用的檔案傳輸工具，但也因此易成為資料外洩的高風險途徑。

Ping32能識別員工私人隨身碟為非授權設備，並自動阻止其與公司電腦的連線，同時向該員工發出警告，並通知IT部門處理。透過隨身碟授權政策，企業可有效防範員工使用私人隨身碟複製機密資料的風險。此外，對隨身碟進行加密處理，確保儲存設備僅能在企業內部設備中使用，有效防止因隨身碟外帶或遺失而引發的資料洩漏。

二、文件外傳管控

Ping32具備全面的文件外傳稽核功能，可即時記錄並追蹤外傳文件的行為，當檔案外傳行為觸發特定規則時，即時發出警示，協助管理人員快速處置。

• 零星式外洩防護：Ping32能檢測員工利用分批次、多途徑的方式洩漏敏感資料（例如在10分鐘內通過雲端硬碟及即時通訊工具傳輸100個檔案）。
• 行為稽核與追溯：Ping32詳細記錄員工的檔案操作行為，包括建立、存取、移動、重新命名、複製、修改與刪除等，形成完整的追溯鏈條。不僅能幫助企業快速發現潛在風險，還能為後續法律行動提供有力證據。

三、螢幕安全管控

員工離職期間，可能透過截圖工具取得公司機密資料，並洩漏至競爭對手。Ping32結合螢幕浮水印功能，能在使用者截圖時自動於螢幕或指定軟體視窗上顯示浮水印資訊，如使用者ID、IP地址、登入帳號、時間與電腦名稱，確保敏感資料的來源可被快速追溯，杜絕此類風險。

四、列印管控

Ping32可記錄並審計每次列印行為，包括列印文件名稱、內容與頁數等資訊。並可為列印文件添加浮水印標記，確保資料來源可追溯，防範敏感資料透過列印方式外洩。企業亦可依權限管理列印功能，僅允許授權員工列印機密文件，若發現有洩密嫌疑，可即時撤銷其列印權限。

五、檔案備份與復原

針對員工惡意刪除公司機密文件的行為，Ping32支援全盤或指定路徑的檔案即時備份，顯著降低資料損失風險。

• 增量備份：Ping32可自動進行重要檔案的增量備份，防止檔案被惡意刪除、修改，或因操作失誤、勒索病毒攻擊而造成的資料遺失。

同時，系統提供詳細的視覺化報表，讓管理者能快速掌握備份系統的運行狀況，進一步提升資料安全性。

在面對內部員工洩密風險的情況下，Ping32資料防外洩解決方案以全方位的技術與策略，幫助企業從源頭防範各類洩密行為，確保機密資訊的安全。透過前置防控機制，企業可有效降低資料外洩的風險，同時為法律合規與營運穩定性提供強有力的保障。