如何有效的进行邮件监控,防止邮件泄密

电子邮件作为一种通信方式,是互联网应用最广的服务,尤其在企业办公过程中的应用最为广泛。根据统计,拥有互联网入口的员工会把每天四分之一的工作时间用在电子邮件上,尤其很多的企业会统一给员工配备企业邮箱,要求员工不管是内部沟通还是与客户交流都需要通过邮件来进行确认。他们会在上班期间接收和发送大量的邮件,但是这些频繁的邮件往来,是否是用企业邮箱完成的,公司并不能够掌握,发送、接受的邮件内容就更不得而知了。

由于邮件的内容形式是多样的,可以是文字、图片、文件、音频等。企业发现员工可以将电脑上的任何信息通过邮件发送出去,发给任何人。这些信息很有可能是重要的商业机密,收件人确是自己的竞争对手。因此,企业开始找寻规范员工邮件发送行为的办法。

电子邮件监控软件被大多数企业所采用,监控员工电脑上的邮件往来。根据相关法律规定,通过企业邮箱发送的电子邮件属于公司资产,企业有权进行查阅、审核。

Ping32电子邮件监控系统,可以对员工电脑上所有的邮件往来进行监控,详细记录邮件的收发方、时间、主题、正文、附件等内容。员工进行邮件发送时,及时向管理者发出告警,方便管理者及时查看员工的邮件外发行为是否合规。

Ping32还可以禁止员工通过邮件附件的形式发送文件,发送文件的大小、类型也可以进行限制。根据每个部门的特点设置不同的策略,对每个员工的管控更加的合理。

文件外发管控

文件外发管控

 

很多员工上班期间登录个人邮箱进行邮件发送来躲避企业的监控。针对这一现象,Ping32可以禁止员工在自己的电脑上登录私人邮箱,只能够通过登录企业邮箱来发送邮件。避免了员工通过个人邮箱进行文件外发,同时也规避了监控到个人邮箱带来的侵犯个人隐私的风险。Ping32还可以设定某台员工电脑只能发送文件到指定的邮箱,适合于只在部门间进行流转的邮件发送,可规避重要商业机密的泄露。

电子邮件管控

电子邮件管控